5 forskellige formater for erhvervskommunikation
Virksomheder bruger generelt flere kommunikationsformater til at nå det bredeste publikum muligt, når de formidler meddelelser. Hvert kommunikationsformat giver fordele eller ulemper afhængigt af meddelelsen, der leveres, og de personer, der modtager meddelelsen. Desuden kan forskellige kommunikationsformater koste mere end andre. Mange små virksomheder er interesserede i omkostningerne ved erhvervskommunikation, fordi de måske ikke har store mængder kapital til administrative tjenester. Virksomhederne skal skræddersy deres budskab omhyggeligt, så den mindste forvirring opstår, når enkeltpersoner modtager budskabet og fortolker dets betydning.
Bogstaver og notater
Brev og notater er den mest traditionelle skriftlige forretningskommunikation. Brev bruges almindeligvis til at præsentere officiel forretningsinformation til andre virksomheder, til enkeltpersoner eller udenfor forretningsmæssige interessenter. Organisationer kan også bruge breve til at kommunikere forretningskontrakter eller opbygge faglige relationer med andre virksomheder i erhvervsmiljøet.
Notater er normalt et internt skriftligt kommunikationsformat, der bruges til at formidle information til ledere og medarbejdere. Virksomheder kan bruge færre notater i nutidens forretningsmiljø, især i betragtning af stigningen i brugen af forretnings email.
Møder
Møder giver organisationer mulighed for at formidle information ved hjælp af et personligt format. Møder kan omfatte ledere, medarbejdere eller kunder. Virksomheder bruger møder for at sikre, at der kun er ringe eller ingen forvirring i den formidlede meddelelse; de tillader enkeltpersoner at lytte til højttaleren for at få mulighed for at stille spørgsmål eller give feedback. Dette kommunikationsformat kan bruges mere til virksomhedsejere, direktører eller ledere, som ofte møder for at diskutere store forretningsideer, inden de træffer en beslutning. Små virksomheder må ikke bruge møder, hvis de har meget få eller ingen ansatte.
Email er en elektronisk form for skriftlig kommunikation. Dette kommunikationsformat er blevet mere populært, da organisationer øger brugen af personlige computere i deres forretningsaktiviteter. Email tilbyder virksomheder et nært øjeblikkeligt format til at formidle en besked eller overføre oplysninger til enkeltpersoner inden for eller uden for virksomhedsorganisationen. Mens forretningskommunikation via e-mail blev betragtet som mindre formel i sine tidlige dage, har mange virksomheder udviklet formelle emailformater til erhvervskommunikation for at opretholde et standardniveau af professionalisme. Små virksomheder bruger almindeligvis e-mail-kommunikation, fordi det er en billig mulighed for at kontakte interne og eksterne interessenter.
Sociale medier
Socialmediewebsites og netværk har præsenteret et relativt nyt forretningskommunikationsformat. Sociale medier netværk tillader organisationer at oprette hjemmesider eller fan sider og udvikle et efterfølgende af kunder. Virksomheder kan være i stand til at formidle vigtig virksomhedsinformation gennem disse netværk, tilbyde enkeltpersoner kuponer og andre rabatter på produkter eller bruge dem til at nå forskellige målmarkeder eller demografiske grupper på den økonomiske markedsplads. Selv om små, hjemmebaserede virksomheder måske ikke finder sociale medier nyttige, kan mere etablerede virksomheder få bedre sociale medier.
Online Chat
Online chatting er en anden forholdsvis ny funktion, som virksomheder tilføjer til deres hjemmesider. Chat giver virksomheder mulighed for at udnytte personer, der ser virksomhedens hjemmeside og præsenterer et svar system, som forbrugerne kan bruge, hvis de har spørgsmål vedrørende firmaet eller dets produkter. I stedet for at have forbrugere efter kontaktoplysninger, som f.eks. Telefonnumre eller e-mail-adresser, kan virksomhederne bruge et online-chat-link på deres hjemmeside til at forbinde forbrugerne direkte til en kundeservicerepræsentant.