1099 Rapporteringskrav til små virksomheder

Internal Revenue Service kræver, at virksomhederne indsender det, det kalder "information returns" for at modvirke skatteunddragelse. En af dem, W-2, fortæller IRS en medarbejders indkomst. En anden, Form 1099, rapporterer kompensation modtaget af en leverandør eller tjenesteyder, der ikke er indarbejdet, såsom et S-selskab, et begrænset selskab eller eneejer. Af de 17 typer af 1099-formularer bruger små virksomheder - de af IRS definerede som at have $ 5 millioner eller mindre i brutto kvitteringer - almindeligvis brug af 1099-MISC-versionen.

Baggrund

Bestræbelserne på at lukke skattegabet - forskellen mellem indberettet indkomst og faktisk indkomst - førte til lovgivning i 2010, der ville have pålagt strengere 1099 rapporteringskrav. Bestemmelser i både patientbeskyttelses- og overkommelige pleje- og småhandelsjobsakterne, ifølge Michigan senator Debbie Stabenow, ville have øget 1099 papirarbejde byrden af ​​små virksomheder med 2.000 procent. Den omfattende 1099 skattepligtige beskyttelse og tilbagebetaling af Exchange Subsidy Overpayments Act of 2011, underskrevet af præsident Obama i april 2012, ophævede ændringerne. Fra 2012 forbliver 1099 regler som oprindeligt skrevet under Internal Revenue Code 6041 (a).

Hvad skal man rapportere

Ifølge IRS bruger du en 1099-MISC-formular til at rapportere betalinger for tjenester - ikke varer - relateret til drift af din virksomhed eller handel, aldrig til personlige betalinger og kun til ikke-indbyggede leverandører, når du har betalt dem mindst $ 600 i et givet år. For eksempel vil der ikke blive rapporteret at betale $ 800 for at få nationale kæder American Computers, Inc., installere software på dit informationsteknologisystem. Brug af John Doe IT Services, en uafhængig entreprenør, til at gøre det samme arbejde til samme pris ville kræve en 1099-MISC. Hvis du skulle købe en ny server fra John Doe IT Services, ville du dog ikke sende en 1099 fordi du købte et produkt, ikke en tjeneste.

Hvem

IRS-testen for at afgøre, om betalinger kvalificerer til 1099-MISC-rapportering, har fire betingelser: ikke en medarbejder; betaling for tjenesteydelser udført til din virksomhed eller handel Betalingen gik til et partnerskab, et individ, et begrænset selskab eller en ejendom, og betalingerne foretaget i løbet af året beløb sig til $ 600 eller mere. Eksempler på faglige gebyrer, der kræver 1099 rapportering, omfatter de betalt til arkitekter, ingeniører, advokater, entreprenører og landskabspersonale. Enhver kompensation, der udbetales efter at en medarbejder dør, skal indberettes til medarbejderens modtager eller ejendom ved hjælp af en 1099-MISC. For at færdiggøre din 1099s skal du bruge skatteydernes identifikationsnummer for hver uinkorporeret leverandør, hvorfra du købte tjenester. Ellers skal du tilbageholde 28 procent af transaktionsbeløbet og sende det til IRS.

Arkivering

Virksomhedsfil Kopi A af 1099-MISC til IRS og Copy B til den enhed eller den betalte person. Du har mulighed for at e-arkivere eller sende dine 1099'er til IRS. Du må dog ikke downloade formularerne fra IRS-webstedet, fordi de ikke kan scannes. Du skal bestille dem ved at ringe 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676) eller via www.irs.gov/Businesses/Online-Ordering-for-Information-Returns-and-Employer-Returns. Arkivering af ikke-scanbare former kan udløse en straf. For regnskabsåret 2012 skal du indsende dine 1099 Copy A'er senest den 28. februar 2013 eller ved e-arkivering senest den 1. april. Når du indsendes papirformularer, skal du inkludere formular 1096, "Årlig opsummering og overførsel af US-oplysninger returnerer." Enhver virksomhed, der filer 250 eller mere 1099-MISC, skal e-fil. Medmindre du rapporterer betalinger i rubrik 8 - "erstatningsbetalinger i stedet for udbytte eller renter" - eller rubrik 14 - "Bruttoprovenu betales til en advokat" - send Copy B senest 31. januar 2013. Kopier B, der inkluderer rubrik 8 eller 14 betalinger skal sendes senest den 15. februar 2013.

sanktioner

Nye højere sanktioner indført med Small Business Jobs Act forbliver effektive fra 1. januar 2011. En $ 250 minimumsstraf pr 1099 indgivet med, hvad IRS vilkårene "tilsigtet tilsidesættelse" for at give nøjagtige oplysninger gælder nu. Indsendelse sent, men inden for 30 dage efter deadlineen, opstår en førstegangsstraf på $ 30 pr. 1099, med højst $ 75.000 for små virksomheder. Indsendelse mere end 30 dage for sent, men inden 1. august udløser en formular på $ 60 til $ 200.000 i alt, mens du ikke arkiverer eller arkiverer efter 1. august, vil du koste $ 100 pr. Form op til $ 500.000.