10 måder at forbedre arbejdspladsskrivning på

Dine skrivefærdigheder kan hjælpe din virksomhed med at vokse. Jo bedre du kommunikerer på papir, via e-mails og i udgivne stykker som nyhedsbreve og artikler, jo flere mennesker forstår dit syn og de fremskridt, du gør i retning af at bringe denne vision til liv.

Brug ord, der henviser til mennesker

Sæt folk i din skrivning, når det er muligt. Skriv "ledere" i stedet for "ledelse". Brug ord som "du, de, hr. Roberts" eller "medarbejdere" i stedet for abstraktioner som "arbejdsstyrken" "Til hvem det kan bekymre sig" "den ansvarlige officer "Eller" interesserede parter. "Stræber efter at inkludere henvisninger til bestemte personer til at humanisere dit skrift.

Skær Jargon

Din industri kan kræve mange nøgleord eller ord, men hvor det er muligt skære jargon til fordel for almindelig tale. For eksempel kan en sætning som "koordinerede metoder" simpelthen omformuleres "arbejde sammen." Jargon har tendens til at afholde din skrivning fra læseren, så find enklere måder at sige det samme som jargonen siger. Hvis du skal bruge jargon, skal du forklare det så klart som muligt.

Fordele vs Egenskaber

Fokusér din skrivning på fordelene for læseren frem for detaljer om din position, produkt eller problem. Forklar tydeligt, hvorfor din læser vil have gavn af hvad du skriver og følger det ved at præcisere disse fordele.

afsnitsinddeling

Bryd din tekst i så mange afsnit som muligt. Svære blokke af ubrudt tekst kan skræmme en læser og få ham til at springe over det meste af det du skriver. Hvert afsnit skal have et emne. Hvis du finder dig selv at tilføje et emne i et afsnit, skal du starte en ny.

Skriv til din målgruppe

Hold dit publikum opmærksomt, mens du skriver. Et stykke for ingeniører kræver meget andet sprog end et stykke til dine produktionsarbejdere. Tænk på dine læsere, mens du skriver og vælger ord, de kan forstå.

Brug Bullet Points

Du behøver ikke at skrive sætninger for alt, hvad du vil sige. Hvis du kan gruppere flere nøgleideer og liste dem som kuglepunkter, giver du en visuel pause i din tekst og lindrer tediet for dine læsere med at vade gennem sætning efter sætning.

Varighed Sætlængde

Følg korte sætninger med lange. Variabel sætningslængde kan hjælpe dig med at holde dine læsers interesse. Prøv at være opmærksom på rytmen af ​​det, du skriver ved at strukturere dine afsnit med en række sætningslængder. Du kan endda inkludere sætninger, der indeholder et eller to ord. For eksempel "Kundeserviceafdelingen sagde, at det var for travlt at hjælpe kunden. Forestil dig det."

Brug hoveder og underhoveder

Opbrud lang tekst med overskrifter og underpositioner. Du kan sætte disse i fed skrift, så din læser har varierede visuelle tegn. Denne læser kan også gå tilbage og genlæse sektioner, der tydeligt er markeret med en titel.

Sammendrag ved begyndelsen og slutningen

Fortæl dine læsere, hvad du skal snakke om, giv det materiale og opsummer det, du sagde. Din introduktion og konklusion kan køre dit punkt og hjælpe læserne med at huske, hvad du forsøgte at formidle.

Brug gentagelse

Vær ikke bange for at gentage dig selv. Det er ok at sige noget to eller tre måder. Dette hjælper med at sikre, at alle læsere fanger dit punkt, især hvis gentagelsen bruger et andet sprog end den oprindelige sætning.